Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

Hospitality Group Experience Ltd est le responsable du traitement de vos données personnelles : c'est nous qui décidons comment et pourquoi elles sont utilisées. Nous sommes une société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 17483702.

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données personnelles, écrivez-nous à info@hospitalitygroup.uk.

2. Les données personnelles que nous collectons

Nous ne collectons que ce que vous nous communiquez via nos formulaires ou par e-mail et, si vous acceptez les cookies de mesure d'audience, des informations sur votre utilisation de notre site.

• Formulaires de demande et de devis (sur nos pages de contact, pour les agences et pour les groupes, et dans le planificateur de voyage) : vos nom et adresse e-mail et, si vous les indiquez, votre entreprise ou organisation et votre pays, ainsi que les détails de votre voyage : type de groupe, nombre de personnes, dates, lieux que vous prévoyez de visiter, services souhaités, budget par personne et votre message. Nous enregistrons aussi la page depuis laquelle vous avez envoyé le formulaire et sa langue.
• Formulaire pour lieux et prestataires : vos nom, adresse e-mail, entreprise et pays, le type de lieu ou de service que vous proposez, sa localisation au Royaume-Uni et votre message.
• Téléchargement de guides : vos nom, adresse e-mail, entreprise (facultatif), la langue de la page et la page depuis laquelle vous avez téléchargé le guide.
• Planificateur de voyage : la description de votre voyage que vous saisissez. Elle est envoyée à un service d'intelligence artificielle pour préparer des suggestions, et nous ne la conservons pas, sauf si vous nous l'envoyez ensuite comme demande. N'y indiquez pas de données de santé, comme des allergies. Pour limiter chaque visiteur à quelques plans par jour, nous enregistrons un code pseudonymisé calculé à partir de votre adresse IP et de la date (jamais l'adresse elle-même) ; il n'est utile que pendant 24 heures, et les codes de plus de deux jours sont supprimés automatiquement à chaque utilisation du planificateur.
• E-mails et réservations : les e-mails que vous nous envoyez et nos réponses et, si votre demande devient une réservation, les informations nécessaires pour l'organiser, comme les noms des contacts, le nombre de personnes, les dates, les horaires, les services et les régimes alimentaires ou allergies que vous nous signalez.
• Utilisation du site : uniquement si vous acceptez les cookies de mesure d'audience, Google Analytics collecte des informations comme les pages consultées, la façon dont vous êtes arrivé sur notre site, votre type d'appareil et de navigateur et votre localisation approximative (ville ou pays). Lorsqu'un formulaire est bien envoyé, nous enregistrons l'événement (le type de formulaire, la langue et, s'il est choisi, le type de groupe), jamais vos nom, adresse e-mail ou message.
• Comptes des portails : pour le personnel et les lieux partenaires qui se connectent à nos portails, leurs nom, adresse e-mail, rôle et les dossiers qu'ils traitent.

Certaines informations, comme les régimes alimentaires, les allergies ou d'autres besoins, peuvent révéler des données relatives à la santé ou aux convictions religieuses. Ne communiquez que ce qui est nécessaire pour organiser les repas et les services de votre groupe.

Si vous nous transmettez des données concernant d'autres personnes, par exemple les membres de votre groupe, assurez-vous qu'elles le savent et qu'elles peuvent consulter cette politique.

3. Utilisation des données et bases légales

Nous utilisons les données personnelles uniquement pour les finalités ci-dessous, chacune reposant sur une base légale prévue par le UK GDPR :

• Répondre à votre demande et préparer devis, itinéraires et propositions : l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, et notre intérêt légitime à répondre aux demandes des organisateurs et des entreprises.
• Organiser et fournir les services que vous réservez, y compris la coordination avec les lieux et prestataires concernés : l'exécution de notre contrat avec vous ou votre organisation.
• Répondre à vos demandes et demandes de devis, et en assurer le suivi : notre intérêt légitime à gérer et développer notre activité. Nous n'envoyons d'e-mails de prospection sur nos services qu'à des contacts professionnels, comme des agences de voyages, des entreprises et des établissements scolaires, ou à des personnes qui ont accepté de les recevoir ; chacun permet de se désabonner, et vous pouvez nous demander d'arrêter à tout moment.
• Tenir notre comptabilité et nos registres fiscaux : le respect de nos obligations légales.
• Mesurer l'audience de notre site avec Google Analytics : votre consentement, que vous donnez en cliquant sur « Accepter » dans notre bandeau cookies et que vous pouvez retirer à tout moment via Paramètres des cookies.
• Assurer la sécurité de notre site et de nos services, prévenir les abus (par exemple la limite quotidienne du planificateur) et constater, exercer ou défendre des droits en justice : notre intérêt légitime.
• Gérer les comptes des portails du personnel et des lieux partenaires : l'exécution de notre contrat avec eux ou notre intérêt légitime à travailler avec nos partenaires.

Les régimes alimentaires, allergies et autres données de santé servent uniquement à organiser les repas et les services de votre groupe. Ils ne sont communiqués qu'aux lieux et prestataires concernés (notre service d'e-mail achemine les avis de réservation qui les contiennent) et, si vous les saisissez dans le planificateur de voyage, à son service d'IA : merci donc de ne pas les y indiquer. Leur base légale est votre consentement explicite : lorsque nous recueillons ces informations pour une réservation, nous vous demandons de confirmer par écrit (par exemple par e-mail) que vous acceptez que nous les utilisions et, si elles concernent d'autres membres de votre groupe, que ces personnes (ou, pour les mineurs, un parent ou tuteur) l'ont accepté. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous demandant de les supprimer ; nous ne pourrons alors plus transmettre ces besoins aux lieux.

Lorsque nous nous fondons sur l'intérêt légitime, nous l'avons mis en balance avec vos droits, et vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir « Vos droits »).

4. Destinataires des données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec les organisations ci-dessous, et uniquement ce dont chacune a besoin :

• Lovable et Supabase (Lovable Cloud) : hébergent notre site et la base de données où sont enregistrés les demandes et les téléchargements de guides.
• Services d'e-mail : le service d'e-mail de Lovable achemine la notification que nous recevons quand vous envoyez un formulaire (elle contient les informations saisies) et les avis de réservation que nous envoyons aux lieux et prestataires (avec les informations dont ils ont besoin, qui peuvent inclure des régimes alimentaires et des allergies), et notre fournisseur de messagerie professionnelle conserve les e-mails que nous échangeons avec vous.
• Google (Google Analytics) : uniquement si vous acceptez les cookies de mesure d'audience.
• Le service d'IA du planificateur de voyage : la passerelle d'IA de Lovable, qui transmet la description que vous saisissez au fournisseur du modèle d'IA qu'elle utilise pour préparer les suggestions.
• Lieux, restaurants, guides, transporteurs et autres prestataires qui fournissent les services réservés : uniquement les informations dont ils ont besoin, comme le nom et la taille du groupe, les dates, les horaires et les régimes alimentaires.
• Conseillers professionnels et autorités : nos comptables, avocats et assureurs si nécessaire, et des autorités comme le HMRC (l'administration fiscale britannique), la police ou les tribunaux lorsque la loi l'exige.

Notre site charge aussi des polices de caractères depuis Google Fonts, des photos depuis Unsplash et, sur la page Nos partenaires, des tuiles de carte depuis OpenFreeMap (données cartographiques © contributeurs d'OpenStreetMap). Comme pour tout site que vous visitez, ces services reçoivent votre adresse IP et des informations de base sur votre navigateur lorsqu'il récupère ces contenus ; ils ne déposent pas de cookies via notre site.

Si notre activité était un jour vendue ou restructurée, les données personnelles que nous détenons pourraient être transférées au nouveau propriétaire, qui devra les utiliser conformément à cette politique.

5. Transferts internationaux

Certains de nos prestataires sont établis hors du Royaume-Uni, par exemple dans l'Espace économique européen ou aux États-Unis, ou y stockent des données. Lorsque des données personnelles quittent le Royaume-Uni, nous veillons à ce qu'elles soient protégées comme l'exige la loi britannique : la destination est couverte par une réglementation d'adéquation du Royaume-Uni (par exemple l'EEE, ou les entreprises américaines certifiées dans le cadre de l'extension britannique du Data Privacy Framework UE–États-Unis), ou le transfert est encadré par l'International Data Transfer Agreement (IDTA) ou par l'avenant britannique (UK Addendum) aux clauses contractuelles types de l'UE. Vous pouvez nous demander plus d'informations sur ces garanties.

6. Durée de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire :

• Demandes qui n'aboutissent pas à une réservation : jusqu'à 24 mois après notre dernier contact avec vous.
• Réservations et pièces comptables : six ans après la fin de l'exercice auquel elles se rapportent, comme l'exige la législation fiscale britannique.
• Contacts issus des téléchargements de guides : 24 mois après le téléchargement, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.
• Codes de la limite quotidienne du planificateur : utiles pendant 24 heures ; ceux de plus de deux jours sont supprimés automatiquement à chaque utilisation du planificateur.
• Données de Google Analytics : Google conserve les données au niveau des événements pendant la durée de conservation définie dans notre compte Google Analytics.
• Comptes des portails : tant que le compte est ouvert ; les dossiers traités via ce compte sont conservés comme indiqué ci-dessus.

À l'issue de ces durées, nous supprimons les données ou les anonymisons.

7. Sécurité des données

Nous faisons appel à des prestataires qui appliquent des mesures de sécurité rigoureuses. Les données circulent de façon chiffrée (HTTPS), seul le personnel autorisé peut consulter les demandes et nos systèmes contrôlent l'accès selon le rôle de chacun. Aucun système n'est totalement sûr, mais si une violation de données risquait de porter atteinte à vos droits, nous vous en informerions, ainsi que l'ICO, comme l'exige la loi.

8. Vos droits

En vertu de la législation britannique sur la protection des données, vous disposez des droits suivants :

• Accès : savoir quelles données personnelles nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
• Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : faire supprimer vos données lorsque nous n'avons plus de raison de les conserver.
• Limitation : nous demander de limiter l'utilisation de vos données, par exemple pendant que nous examinons une contestation à leur sujet.
• Opposition : vous opposer à l'utilisation de vos données fondée sur l'intérêt légitime, et à la prospection directe à tout moment.
• Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format électronique couramment utilisé, ou nous demander de les transmettre à une autre organisation, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment lorsque nous nous fondons sur celui-ci, par exemple pour les cookies de mesure d'audience (via Paramètres des cookies) ou les données alimentaires et de santé. Cela n'affecte pas ce que nous avons fait auparavant.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à info@hospitalitygroup.uk. C'est gratuit dans la plupart des cas. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, et nous vous répondrons dans un délai d'un mois (ou vous préviendrons s'il nous faut jusqu'à deux mois de plus pour une demande complexe).

9. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière similaire et significative. Les suggestions de l'IA du planificateur ne sont qu'un point de départ : notre équipe examine personnellement chaque demande.

10. Mineurs

Notre site et nos services s'adressent aux adultes qui organisent des voyages de groupe et ne sont pas destinés aux moins de 16 ans. Les voyages scolaires sont organisés avec les enseignants et les organisateurs, et non avec les élèves. Si vous organisez un voyage pour des jeunes, ne nous envoyez que les informations nécessaires pour l'organiser, comme le nombre de participants, les âges et les régimes alimentaires.

11. Réclamations

Si vous avez une préoccupation concernant l'utilisation de vos données personnelles, contactez-nous d'abord à info@hospitalitygroup.uk et nous ferons notre possible pour y répondre. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité britannique de protection des données : ico.org.uk.

12. Cookies

Pour connaître les cookies et technologies similaires que nous utilisons et la façon de les contrôler, consultez notre Politique de cookies.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » indique sa dernière modification, et nous signalerons clairement sur cette page tout changement important.