Datenschutzerklärung
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Dies ist eine Übersetzung, die wir Ihnen zur leichteren Orientierung bereitstellen. Bei Abweichungen ist die englische Fassung maßgeblich. Englische Fassung ansehen
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Hospitality Group Experience Ltd („Hospitality Group“, „wir“) personenbezogene Daten erhebt und verwendet, wenn Sie hospitalitygroup.uk besuchen, uns eine Anfrage senden oder einen unserer Leitfäden herunterladen, und welche Rechte Sie haben. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach dem britischen Datenschutzrecht: der UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) und dem Data Protection Act 2018.
1. Wer wir sind
Die Hospitality Group Experience Ltd ist die Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, das heißt, sie entscheidet, wie und wofür diese verwendet werden. Wir sind ein in England und Wales eingetragenes Unternehmen mit der Registernummer 17483702.
Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten schreiben Sie uns an info@hospitalitygroup.uk.
2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben
Wir erheben nur, was Sie uns über unsere Formulare oder per E-Mail mitteilen, und – wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren – Informationen darüber, wie Sie unsere Website nutzen.
- Anfrage- und Angebotsformulare (auf unseren Seiten für Kontakt, Agenturen und Gruppen sowie im Reiseplaner): Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation und Ihr Land sowie die Angaben zu Ihrer Reise: Art der Gruppe, Gruppengröße, Reisedaten, geplante Orte, benötigte Leistungen, Budget pro Person und Ihre Nachricht. Außerdem speichern wir, von welcher Seite Sie das Formular gesendet haben und in welcher Sprache sie war.
- Formular für Veranstaltungsorte und Dienstleister: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und Land, die Art Ihres Veranstaltungsorts oder Ihrer Leistung, der Standort im Vereinigten Königreich und Ihre Nachricht.
- Leitfaden-Downloads: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen (optional), die Sprache der Seite und die Seite, von der Sie den Leitfaden heruntergeladen haben.
- Reiseplaner: die Beschreibung Ihrer Reise, die Sie eingeben. Sie wird an einen KI-Dienst gesendet, um Vorschläge zu erstellen, und wir speichern sie nicht, es sei denn, Sie senden sie uns anschließend als Anfrage. Bitte geben Sie dort keine Gesundheitsangaben wie Allergien ein. Um jede Person auf wenige Pläne pro Tag zu begrenzen, speichern wir einen pseudonymisierten Code, der aus Ihrer IP-Adresse und dem Datum gebildet wird (nie die Adresse selbst); er wird nur 24 Stunden lang benötigt, und Codes, die älter als zwei Tage sind, werden bei jeder Nutzung des Reiseplaners automatisch gelöscht.
- E-Mails und Buchungen: die E-Mails, die Sie uns senden, und unsere Antworten sowie – wenn aus Ihrer Anfrage eine Buchung wird – die für die Organisation nötigen Angaben, etwa Namen von Ansprechpersonen, Personenzahl, Daten, Uhrzeiten, Leistungen sowie Ernährungswünsche oder Allergien, die Sie uns mitteilen.
- Nutzung der Website: nur wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren, erhebt Google Analytics Informationen wie die aufgerufenen Seiten, wie Sie auf unsere Website gelangt sind, Ihren Geräte- und Browsertyp sowie Ihren ungefähren Standort (Stadt oder Land). Wenn ein Formular erfolgreich gesendet wurde, erfassen wir dieses Ereignis (Art des Formulars, Sprache und, falls gewählt, Art der Gruppe), nie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Nachricht.
- Portal-Konten: bei Mitarbeitenden und Partnerbetrieben, die sich in unseren Portalen anmelden, Name, E-Mail-Adresse, Rolle und die Datensätze, mit denen sie arbeiten.
Manche Angaben, etwa Ernährungswünsche, Allergien oder andere Bedürfnisse, können Rückschlüsse auf die Gesundheit oder religiöse Überzeugungen zulassen. Bitte teilen Sie nur mit, was für die Organisation der Mahlzeiten und Leistungen Ihrer Gruppe nötig ist.
Wenn Sie uns Daten anderer Personen übermitteln, etwa der Mitglieder Ihrer Gruppe, stellen Sie bitte sicher, dass diese davon wissen und diese Erklärung lesen können.
3. Wofür wir die Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage
Wir verwenden personenbezogene Daten nur für die folgenden Zwecke, jeweils auf einer Rechtsgrundlage nach der UK GDPR:
- Beantwortung Ihrer Anfrage und Erstellung von Angeboten, Reiseverläufen und Vorschlägen: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage sowie unser berechtigtes Interesse, Anfragen von Organisatoren und Unternehmen zu beantworten.
- Organisation und Erbringung der gebuchten Leistungen, einschließlich der Abstimmung mit den beteiligten Veranstaltungsorten und Dienstleistern: Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder Ihrer Organisation.
- Beantwortung und Nachverfolgung Ihrer Anfragen und Angebotsanfragen: unser berechtigtes Interesse, unser Geschäft zu führen und weiterzuentwickeln. Werbe-E-Mails zu unseren Leistungen senden wir nur an geschäftliche Kontakte, etwa Reisebüros, Unternehmen und Schulen, oder an Personen, die dem Empfang zugestimmt haben; jede enthält eine Abmeldemöglichkeit, und Sie können uns jederzeit bitten, damit aufzuhören.
- Buchhaltung und steuerliche Aufzeichnungen: Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen.
- Messung der Nutzung unserer Website mit Google Analytics: Ihre Einwilligung, die Sie mit einem Klick auf „Akzeptieren“ in unserem Cookie-Hinweis erteilen und jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen können.
- Sicherheit unserer Website und Leistungen, Verhinderung von Missbrauch (zum Beispiel durch das Tageslimit des Reiseplaners) sowie Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen: unser berechtigtes Interesse.
- Verwaltung der Portal-Konten von Mitarbeitenden und Partnerbetrieben: Erfüllung unseres Vertrags mit ihnen oder unser berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit mit unseren Partnern.
Ernährungswünsche, Allergien und andere Gesundheitsangaben verwenden wir nur, um die Mahlzeiten und Leistungen Ihrer Gruppe zu organisieren. Wir geben sie nur an die beteiligten Veranstaltungsorte und Dienstleister weiter (unser E-Mail-Dienst stellt die Buchungsmitteilungen zu, die sie enthalten) und, wenn Sie sie in den Reiseplaner eingeben, an dessen KI-Dienst; bitte lassen Sie sie im Reiseplaner deshalb weg. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung: Wenn wir diese Angaben für eine Buchung erheben, bitten wir Sie, schriftlich (zum Beispiel per E-Mail) zu bestätigen, dass Sie mit ihrer Verwendung einverstanden sind, und – falls sie andere Mitglieder Ihrer Gruppe betreffen –, dass diese Personen (bei Kindern ein Elternteil oder eine sorgeberechtigte Person) ebenfalls zugestimmt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns bitten, die Angaben zu löschen; wir können diese Bedürfnisse dann nicht mehr an die Veranstaltungsorte weitergeben.
Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir diese gegen Ihre Rechte abgewogen, und Sie können jederzeit widersprechen (siehe „Ihre Rechte“).
5. Internationale Datenübermittlungen
Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs, zum Beispiel im Europäischen Wirtschaftsraum oder in den USA, oder speichern Daten dort. Wenn personenbezogene Daten das Vereinigte Königreich verlassen, sorgen wir dafür, dass sie so geschützt sind, wie es das britische Recht verlangt: Für das Ziel gelten britische Angemessenheitsregelungen (zum Beispiel für den EWR oder für US-Unternehmen, die unter der britischen Erweiterung des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind), oder die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des International Data Transfer Agreement (IDTA) oder des britischen Zusatzes (UK Addendum) zu den EU-Standardvertragsklauseln. Auf Wunsch informieren wir Sie näher über diese Garantien.
6. Wie lange wir Daten speichern
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie benötigen:
- Anfragen, aus denen keine Buchung wird: bis zu 24 Monate nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen.
- Buchungen und Buchhaltungsunterlagen: sechs Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen, wie es das britische Steuerrecht verlangt.
- Kontakte aus Leitfaden-Downloads: 24 Monate nach dem Download, sofern Sie uns nicht früher um Löschung bitten.
- Codes für das Tageslimit des Reiseplaners: 24 Stunden lang benötigt; Codes, die älter als zwei Tage sind, werden bei jeder Nutzung des Reiseplaners automatisch gelöscht.
- Google-Analytics-Daten: Google bewahrt die Daten auf Ereignisebene für die in unserem Google-Analytics-Konto eingestellte Aufbewahrungsdauer auf.
- Portal-Konten: solange das Konto besteht; die Datensätze, mit denen das Konto gearbeitet hat, werden wie oben beschrieben aufbewahrt.
Nach Ablauf dieser Fristen löschen oder anonymisieren wir die Daten.
7. Wie wir Daten schützen
Wir arbeiten mit Anbietern zusammen, die strenge Sicherheitsmaßnahmen einsetzen. Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS), nur befugte Mitarbeitende können Anfragen einsehen, und unsere Systeme steuern den Zugriff nach Rollen. Kein System ist vollkommen sicher; sollte eine Datenschutzverletzung Ihre Rechte voraussichtlich gefährden, informieren wir Sie und das ICO, wie gesetzlich vorgeschrieben.
8. Ihre Rechte
Nach britischem Datenschutzrecht haben Sie folgende Rechte:
- Auskunft: Sie können erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern, und eine Kopie erhalten.
- Berichtigung: Sie können unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
- Löschung: Sie können Ihre Daten löschen lassen, wenn wir keinen Grund mehr haben, sie aufzubewahren.
- Einschränkung der Verarbeitung: Sie können verlangen, dass wir die Nutzung Ihrer Daten einschränken, etwa während wir eine Beanstandung dazu prüfen.
- Widerspruch: Sie können der Nutzung Ihrer Daten auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen, der Direktwerbung jederzeit.
- Datenübertragbarkeit: Sie können die Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format erhalten oder an eine andere Stelle übermitteln lassen, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht.
- Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, wo wir uns auf sie stützen, etwa bei Analyse-Cookies (über die Cookie-Einstellungen) oder bei Ernährungs- und Gesundheitsangaben. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an info@hospitalitygroup.uk. In den meisten Fällen ist dies kostenlos. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, und antworten innerhalb eines Monats (oder teilen Ihnen mit, wenn wir bei einer komplexen Anfrage bis zu zwei weitere Monate benötigen).
9. Automatisierte Entscheidungen
Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die KI-Vorschläge des Reiseplaners sind nur ein Ausgangspunkt: Unser Team prüft jede Anfrage persönlich.
10. Kinder und Jugendliche
Unsere Website und unsere Leistungen richten sich an Erwachsene, die Gruppenreisen organisieren, und nicht an Kinder unter 16 Jahren. Schulreisen werden mit Lehrkräften und Organisatoren vereinbart, nicht mit Schülerinnen und Schülern. Wenn Sie eine Reise für junge Menschen organisieren, senden Sie uns bitte nur die Angaben, die wir dafür brauchen, etwa Teilnehmerzahl, Alter und Ernährungswünsche.
11. Beschwerden
Wenn Sie Bedenken haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, wenden Sie sich bitte zuerst an info@hospitalitygroup.uk – wir bemühen uns um eine Lösung. Sie haben außerdem das Recht, sich beim Information Commissioner's Office (ICO), der britischen Datenschutzaufsichtsbehörde, zu beschweren: ico.org.uk.
13. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ zeigt, wann sie zuletzt geändert wurde, und auf wesentliche Änderungen weisen wir auf dieser Seite deutlich hin.