Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Hospitality Group Experience Ltd è il titolare del trattamento dei vostri dati personali, cioè decide come e perché vengono utilizzati. Siamo una società registrata in Inghilterra e Galles con il numero 17483702.

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sui vostri dati personali, scriveteci a info@hospitalitygroup.uk.

2. Quali dati personali raccogliamo

Raccogliamo solo ciò che ci fornite tramite i nostri moduli o via email e, se accettate i cookie statistici, informazioni su come usate il nostro sito.

• Moduli di richiesta e preventivo (nelle nostre pagine dei contatti, per le agenzie e per i gruppi, e nel pianificatore di viaggio): nome ed email e, se li indicate, azienda o organizzazione e paese, oltre ai dettagli del viaggio: tipo di gruppo, numero di partecipanti, date, luoghi che intendete visitare, servizi richiesti, budget a persona e il vostro messaggio. Registriamo anche la pagina da cui avete inviato il modulo e la sua lingua.
• Modulo per strutture e fornitori: nome, email, azienda e paese, il tipo di struttura o servizio che offrite, la sua località nel Regno Unito e il vostro messaggio.
• Download delle guide: nome, email, azienda (facoltativa), la lingua della pagina e la pagina da cui avete scaricato la guida.
• Pianificatore di viaggio: la descrizione del viaggio che scrivete. Viene inviata a un servizio di intelligenza artificiale per preparare i suggerimenti e non la conserviamo, a meno che non ce la inviate poi come richiesta. Non inserite dati sulla salute, come le allergie. Per limitare ogni visitatore a pochi piani al giorno, conserviamo un codice pseudonimizzato ricavato dal vostro indirizzo IP e dalla data (mai l'indirizzo stesso); serve solo per 24 ore, e i codici più vecchi di due giorni vengono cancellati automaticamente a ogni utilizzo del pianificatore.
• Email e prenotazioni: le email che ci inviate e le nostre risposte e, se la richiesta diventa una prenotazione, i dati necessari per organizzarla, come nomi dei referenti, numero di persone, date, orari, servizi e le esigenze alimentari o allergie che ci comunicate.
• Uso del sito: solo se accettate i cookie statistici, Google Analytics raccoglie informazioni come le pagine visitate, il modo in cui avete raggiunto il nostro sito, il tipo di dispositivo e di browser e la vostra posizione approssimativa (città o paese). Quando un modulo viene inviato correttamente registriamo l'evento (tipo di modulo, lingua e, se scelto, tipo di gruppo), mai il vostro nome, la vostra email o il vostro messaggio.
• Account dei portali: per il personale e le strutture partner che accedono ai nostri portali, nome, email, ruolo e i dati su cui lavorano.

Alcune informazioni, come esigenze alimentari, allergie o altre necessità, possono rivelare dati sulla salute o sulle convinzioni religiose. Condividete solo ciò che serve per organizzare i pasti e i servizi del vostro gruppo.

Se ci fornite dati di altre persone, ad esempio dei partecipanti al vostro gruppo, assicuratevi che sappiano che li condividete con noi e che possano leggere questa informativa.

3. Come usiamo i dati e su quale base giuridica

Usiamo i dati personali solo per le finalità seguenti, ciascuna con una base giuridica prevista dallo UK GDPR:

• Rispondere alla vostra richiesta e preparare preventivi, itinerari e proposte: l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su vostra richiesta e il nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste di organizzatori e aziende.
• Organizzare e fornire i servizi che prenotate, incluso il coordinamento con le strutture e i fornitori coinvolti: l'esecuzione del nostro contratto con voi o con la vostra organizzazione.
• Rispondere alle vostre richieste e richieste di preventivo e darvi seguito: il nostro legittimo interesse a gestire e sviluppare la nostra attività. Inviamo email commerciali sui nostri servizi solo a contatti professionali, come agenzie di viaggio, aziende e scuole, o a persone che hanno accettato di riceverle; ognuna consente di annullare l'iscrizione, e potete chiederci di smettere in qualsiasi momento.
• Tenere la contabilità e i registri fiscali: l'adempimento dei nostri obblighi di legge.
• Misurare l'uso del nostro sito con Google Analytics: il vostro consenso, che date cliccando su “Accetta” nel nostro banner dei cookie e che potete revocare in qualsiasi momento da Impostazioni cookie.
• Proteggere il nostro sito e i nostri servizi, prevenire abusi (ad esempio con il limite giornaliero del pianificatore) e accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria: il nostro legittimo interesse.
• Gestire gli account dei portali del personale e delle strutture partner: l'esecuzione del nostro contratto con loro o il nostro legittimo interesse a collaborare con i nostri partner.

Esigenze alimentari, allergie e altri dati sulla salute sono usati solo per organizzare i pasti e i servizi del vostro gruppo. Sono condivisi solo con le strutture e i fornitori coinvolti (il nostro servizio email recapita gli avvisi di prenotazione che li contengono) e, se li scrivete nel pianificatore di viaggio, con il suo servizio di IA: vi chiediamo quindi di non inserirli nel pianificatore. La base giuridica è il vostro consenso esplicito: quando raccogliamo questi dati per una prenotazione, vi chiediamo di confermare per iscritto (ad esempio via email) che acconsentite al loro utilizzo e, se riguardano altri membri del vostro gruppo, che anche queste persone (o, per i minori, un genitore o tutore) hanno acconsentito. Potete revocare il consenso in qualsiasi momento chiedendoci di cancellarli; in quel caso non potremo comunicare queste esigenze alle strutture.

Quando ci basiamo sul legittimo interesse, lo abbiamo bilanciato con i vostri diritti e potete opporvi in qualsiasi momento (vedi “I vostri diritti”).

4. Con chi condividiamo i dati

Non vendiamo i vostri dati personali. Li condividiamo solo con le organizzazioni seguenti, e solo per quanto serve a ciascuna:

• Lovable e Supabase (Lovable Cloud): ospitano il nostro sito e il database in cui sono salvati le richieste e i download delle guide.
• Servizi email: il servizio email di Lovable recapita la notifica che riceviamo quando inviate un modulo (contiene i dati inseriti) e gli avvisi di prenotazione che inviamo a strutture e fornitori (con i dati di cui hanno bisogno, che possono includere esigenze alimentari e allergie), e il nostro fornitore di posta aziendale conserva le email che ci scambiamo.
• Google (Google Analytics): solo se accettate i cookie statistici.
• Il servizio di IA del pianificatore di viaggio: il gateway di IA di Lovable, che trasmette la descrizione che scrivete al fornitore del modello di IA che utilizza per preparare i suggerimenti.
• Strutture, ristoranti, guide, aziende di trasporto e altri fornitori che erogano i servizi prenotati: solo i dati di cui hanno bisogno, come nome e dimensioni del gruppo, date, orari ed esigenze alimentari.
• Consulenti professionali e autorità: i nostri commercialisti, avvocati e assicuratori quando necessario, e autorità come l'HMRC (l'agenzia delle entrate britannica), la polizia o i tribunali quando la legge lo richiede.

Il nostro sito carica anche i caratteri da Google Fonts, le foto da Unsplash e, nella pagina I nostri partner, le tessere della mappa da OpenFreeMap (dati della mappa © collaboratori di OpenStreetMap). Come per qualsiasi sito che visitate, questi servizi ricevono il vostro indirizzo IP e informazioni di base sul browser quando questo scarica i contenuti; non installano cookie tramite il nostro sito.

Se un giorno la nostra attività venisse venduta o riorganizzata, i dati personali in nostro possesso potrebbero passare al nuovo titolare, che dovrà usarli in conformità a questa informativa.

5. Trasferimenti internazionali

Alcuni dei nostri fornitori hanno sede fuori dal Regno Unito, ad esempio nello Spazio economico europeo o negli Stati Uniti, oppure vi conservano i dati. Quando i dati personali lasciano il Regno Unito, ci assicuriamo che siano protetti come richiede la legge britannica: la destinazione è coperta da un regolamento di adeguatezza del Regno Unito (ad esempio il SEE, o le aziende statunitensi certificate nell'estensione britannica del Data Privacy Framework UE-USA), oppure il trasferimento si basa sull'International Data Transfer Agreement (IDTA) o sull'addendum britannico (UK Addendum) alle clausole contrattuali standard dell'UE. Potete chiederci maggiori informazioni su queste garanzie.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario:

• Richieste che non diventano prenotazioni: fino a 24 mesi dal nostro ultimo contatto con voi.
• Prenotazioni e documenti contabili: sei anni dalla fine dell'esercizio a cui si riferiscono, come richiesto dalla normativa fiscale britannica.
• Contatti dai download delle guide: 24 mesi dal download, salvo che ci chiediate di cancellarli prima.
• Codici del limite giornaliero del pianificatore: servono per 24 ore; quelli più vecchi di due giorni vengono cancellati automaticamente a ogni utilizzo del pianificatore.
• Dati di Google Analytics: Google conserva i dati a livello di evento per il periodo di conservazione impostato nel nostro account Google Analytics.
• Account dei portali: finché l'account è attivo; i dati su cui l'account ha lavorato sono conservati come indicato sopra.

Trascorsi questi periodi, cancelliamo i dati o li rendiamo anonimi.

7. Come proteggiamo i dati

Ci affidiamo a fornitori che adottano misure di sicurezza solide. I dati viaggiano cifrati (HTTPS), solo il personale autorizzato può vedere le richieste e i nostri sistemi controllano l'accesso in base al ruolo di ciascuno. Nessun sistema è completamente sicuro, ma se una violazione potesse mettere a rischio i vostri diritti, informeremo voi e l'ICO come previsto dalla legge.

8. I vostri diritti

Secondo la normativa britannica sulla protezione dei dati, avete diritto a:

• Accesso: sapere quali dati personali deteniamo su di voi e riceverne una copia.
• Rettifica: far correggere dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione: far cancellare i vostri dati quando non abbiamo più motivo di conservarli.
• Limitazione: chiederci di limitare l'uso dei vostri dati, ad esempio mentre verifichiamo una contestazione che li riguarda.
• Opposizione: opporvi all'uso dei vostri dati basato sul legittimo interesse e, in qualsiasi momento, al marketing diretto.
• Portabilità: ricevere i dati che ci avete fornito in un formato elettronico di uso comune, o chiederci di trasmetterli a un'altra organizzazione, quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto.
• Revoca del consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento, quando ci basiamo su di esso, come per i cookie statistici (da Impostazioni cookie) o per i dati alimentari e sulla salute. La revoca non pregiudica quanto fatto in precedenza.

Per esercitare uno di questi diritti, scrivete a info@hospitalitygroup.uk. Nella maggior parte dei casi è gratuito. Potremmo chiedervi di confermare la vostra identità e vi risponderemo entro un mese (o vi avviseremo se ci servono fino a due mesi in più per una richiesta complessa).

9. Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni che vi riguardano basate unicamente su un trattamento automatizzato e che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente su di voi. I suggerimenti dell'IA del pianificatore sono solo un punto di partenza: il nostro team esamina personalmente ogni richiesta.

10. Minori

Il nostro sito e i nostri servizi sono pensati per adulti che organizzano viaggi di gruppo e non si rivolgono ai minori di 16 anni. I viaggi scolastici si organizzano con insegnanti e organizzatori, non con gli studenti. Se organizzate un viaggio per ragazzi, inviateci solo i dati che ci servono per organizzarlo, come numero di partecipanti, età ed esigenze alimentari.

11. Reclami

Se avete dubbi su come usiamo i vostri dati personali, scriveteci prima a info@hospitalitygroup.uk e cercheremo di risolverli. Avete anche il diritto di presentare un reclamo all'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorità britannica per la protezione dei dati: ico.org.uk.

12. Cookie

Per sapere quali cookie e tecnologie simili usiamo e come gestirli, consultate la nostra Informativa sui cookie.

13. Modifiche a questa informativa

Potremmo aggiornare questa informativa di tanto in tanto. La data di “Ultimo aggiornamento” indica quando è cambiata l'ultima volta, e segnaleremo chiaramente in questa pagina ogni modifica importante.