Política de privacidad

1. Quiénes somos

Hospitality Group Experience Ltd es la responsable del tratamiento de tus datos personales, es decir, quien decide cómo y para qué se usan. Somos una sociedad registrada en Inglaterra y Gales con el número de empresa 17483702.

Para cualquier pregunta sobre esta política o sobre tus datos personales, escríbenos a info@hospitalitygroup.uk.

2. Qué datos personales recogemos

Solo recogemos lo que nos das a través de nuestros formularios o por correo electrónico y, si aceptas las cookies de análisis, información sobre cómo usas nuestra web.

• Formularios de consulta y cotización (en nuestras páginas de contacto, para agencias y para grupos, y en el planificador de viajes): tu nombre y tu correo electrónico y, si nos los das, tu empresa u organización y tu país, además de los datos del viaje: tipo de grupo, número de personas, fechas, lugares que piensas visitar, servicios que necesitas, presupuesto por persona y tu mensaje. También registramos la página desde la que enviaste el formulario y su idioma.
• Formulario para espacios y proveedores: tu nombre, correo electrónico, empresa y país, el tipo de espacio o servicio que ofreces, su ubicación en el Reino Unido y tu mensaje.
• Descarga de guías: tu nombre, correo electrónico, empresa (opcional), el idioma de la página y la página desde la que descargaste la guía.
• Planificador de viajes: la descripción del viaje que escribes. Se envía a un servicio de inteligencia artificial para preparar sugerencias y no la guardamos, salvo que después nos la envíes como consulta. No incluyas datos de salud, como alergias. Para limitar a cada visitante a unos pocos planes al día, guardamos un código seudonimizado generado a partir de tu dirección IP y la fecha (nunca la dirección en sí); solo hace falta durante 24 horas, y los códigos de más de dos días se borran automáticamente cada vez que se usa el planificador.
• Correos y reservas: los correos que nos envías y nuestras respuestas y, si tu consulta se convierte en una reserva, los datos necesarios para organizarla, como nombres de contacto, número de personas, fechas, horarios, servicios y las necesidades alimentarias o alergias que nos indiques.
• Uso de la web: solo si aceptas las cookies de análisis, Google Analytics recoge información como las páginas que ves, cómo llegaste a nuestra web, tu tipo de dispositivo y de navegador y tu ubicación aproximada (ciudad o país). Cuando un formulario se envía correctamente, registramos el evento (el tipo de formulario, el idioma y, si lo eliges, el tipo de grupo), nunca tu nombre, tu correo ni tu mensaje.
• Cuentas de los portales: del personal y de los espacios colaboradores que acceden a nuestros portales, su nombre, correo electrónico, función y los registros con los que trabajan.

Algunos datos, como necesidades alimentarias, alergias u otras necesidades, pueden revelar información sobre la salud o las creencias religiosas. Comparte solo lo necesario para organizar las comidas y los servicios de tu grupo.

Si nos facilitas datos de otras personas, como los miembros de tu grupo, asegúrate de que saben que nos los envías y de que pueden leer esta política.

3. Para qué los usamos y con qué base jurídica

Usamos los datos personales solo para los fines siguientes, cada uno con una base jurídica prevista en el UK GDPR:

• Responder a tu consulta y preparar cotizaciones, itinerarios y propuestas: la aplicación, a petición tuya, de medidas previas a un contrato, y nuestro interés legítimo en atender las consultas de organizadores y empresas.
• Organizar y prestar los servicios que reservas, incluida la coordinación con los espacios y proveedores que intervienen: la ejecución de nuestro contrato contigo o con tu organización.
• Responder a tus consultas y solicitudes de cotización y hacerles seguimiento: nuestro interés legítimo en gestionar y desarrollar nuestro negocio. Solo enviamos correos comerciales sobre nuestros servicios a contactos profesionales, como agencias de viajes, empresas y centros educativos, o a personas que han aceptado recibirlos; todos permiten darse de baja, y puedes pedirnos que dejemos de enviarlos en cualquier momento.
• Llevar la contabilidad y los registros fiscales: el cumplimiento de nuestras obligaciones legales.
• Medir el uso de nuestra web con Google Analytics: tu consentimiento, que das al pulsar «Aceptar» en nuestro aviso de cookies y que puedes retirar en cualquier momento desde Configuración de cookies.
• Mantener seguros nuestra web y nuestros servicios, evitar abusos (por ejemplo, el límite diario del planificador) y formular o defender reclamaciones legales: nuestro interés legítimo.
• Gestionar las cuentas de los portales del personal y de los espacios colaboradores: la ejecución de nuestro contrato con ellos o nuestro interés legítimo en trabajar con nuestros colaboradores.

Las necesidades alimentarias, alergias y otros datos de salud se usan solo para organizar las comidas y los servicios de tu grupo. Solo se comparten con los espacios y proveedores que intervienen (nuestro servicio de correo entrega los avisos de reserva que los incluyen) y, si los escribes en el planificador de viajes, con su servicio de IA, así que no los incluyas en el planificador. Nuestra base jurídica es tu consentimiento explícito: cuando recogemos estos datos para una reserva, te pedimos que confirmes por escrito (por ejemplo, por correo electrónico) que aceptas que los usemos y, si se refieren a otros miembros de tu grupo, que esas personas (o, en el caso de menores, su madre, padre o tutor) también lo han aceptado. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento pidiéndonos que los borremos; en ese caso, no podremos trasladar estas necesidades a los espacios.

Cuando nos basamos en el interés legítimo, lo hemos ponderado frente a tus derechos, y puedes oponerte en cualquier momento (consulta «Tus derechos»).

4. Con quién los compartimos

No vendemos tus datos personales. Solo los compartimos con las organizaciones siguientes, y solo lo que cada una necesita:

• Lovable y Supabase (Lovable Cloud): alojan nuestra web y la base de datos donde se guardan las consultas y las descargas de guías.
• Servicios de correo electrónico: el servicio de correo de Lovable entrega el aviso que recibimos cuando envías un formulario (contiene los datos que escribiste) y los avisos de reserva que enviamos a espacios y proveedores (con los datos que necesitan, que pueden incluir necesidades alimentarias y alergias), y nuestro proveedor de correo corporativo guarda los correos que intercambiamos contigo.
• Google (Google Analytics): solo si aceptas las cookies de análisis.
• El servicio de IA del planificador de viajes: la pasarela de IA de Lovable, que transmite la descripción que escribes al proveedor del modelo de IA que utiliza para preparar las sugerencias.
• Espacios, restaurantes, guías, empresas de transporte y otros proveedores que prestan los servicios que reservas: solo los datos que necesitan, como el nombre y el tamaño del grupo, las fechas, los horarios y las necesidades alimentarias.
• Asesores profesionales y autoridades: nuestros contables, abogados y aseguradoras cuando sea necesario, y autoridades como HMRC (la agencia tributaria británica), la policía o los tribunales cuando la ley lo exija.

Nuestra web también carga tipografías de Google Fonts, fotos de Unsplash y, en la página Nuestros socios, teselas de mapa de OpenFreeMap (datos del mapa © colaboradores de OpenStreetMap). Como cualquier web que visitas, estos servicios reciben tu dirección IP y datos básicos del navegador cuando este descarga ese contenido; no instalan cookies a través de nuestra web.

Si en algún momento vendemos o reestructuramos el negocio, los datos personales que tenemos podrían pasar al nuevo titular, que deberá usarlos conforme a esta política.

5. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores están fuera del Reino Unido, por ejemplo en el Espacio Económico Europeo o en Estados Unidos, o guardan allí los datos. Cuando los datos personales salen del Reino Unido, nos aseguramos de que estén protegidos como exige la ley británica: el destino cuenta con un reglamento de adecuación del Reino Unido (por ejemplo, el EEE, o las empresas estadounidenses certificadas en la extensión británica del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.), o la transferencia se ampara en el Acuerdo Internacional de Transferencia de Datos (IDTA) o en el Anexo del Reino Unido a las cláusulas contractuales tipo de la UE. Puedes pedirnos más información sobre estas garantías.

6. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos personales solo mientras los necesitamos:

• Consultas que no se convierten en reserva: hasta 24 meses desde nuestro último contacto contigo.
• Reservas y registros contables: seis años desde el final del ejercicio al que corresponden, como exige la normativa fiscal británica.
• Contactos de descarga de guías: 24 meses desde la descarga, salvo que nos pidas antes que los borremos.
• Códigos del límite diario del planificador: hacen falta durante 24 horas; los de más de dos días se borran automáticamente cada vez que se usa el planificador.
• Datos de Google Analytics: Google conserva los datos a nivel de evento durante el plazo de conservación configurado en nuestra cuenta de Google Analytics.
• Cuentas de los portales: mientras la cuenta esté abierta; los registros con los que trabajó se conservan según lo indicado arriba.

Pasados estos plazos, borramos los datos o los anonimizamos.

7. Cómo los protegemos

Trabajamos con proveedores que aplican medidas de seguridad sólidas. Los datos viajan cifrados (HTTPS), solo el personal autorizado puede ver las consultas y nuestros sistemas controlan el acceso según la función de cada persona. Ningún sistema es totalmente seguro, pero si una brecha pudiera poner en riesgo tus derechos, te lo comunicaremos a ti y a la ICO, como exige la ley.

8. Tus derechos

Según la legislación de protección de datos del Reino Unido, tienes derecho a:

• Acceso: saber qué datos personales tuyos tenemos y obtener una copia.
• Rectificación: que corrijamos los datos inexactos o incompletos.
• Supresión: que borremos tus datos cuando ya no tengamos motivo para conservarlos.
• Limitación: pedirnos que limitemos el uso de tus datos, por ejemplo mientras comprobamos una reclamación sobre ellos.
• Oposición: oponerte al uso de tus datos basado en el interés legítimo, y al marketing directo en cualquier momento.
• Portabilidad: recibir los datos que nos diste en un formato electrónico de uso común, o que los enviemos a otra organización, cuando el tratamiento se basa en tu consentimiento o en un contrato.
• Retirada del consentimiento: retirar tu consentimiento en cualquier momento cuando nos basamos en él, como en las cookies de análisis (desde Configuración de cookies) o en los datos alimentarios y de salud. Esto no afecta a lo que hicimos antes.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribe a info@hospitalitygroup.uk. En la mayoría de los casos es gratuito. Podemos pedirte que confirmes tu identidad, y te responderemos en el plazo de un mes (o te avisaremos si necesitamos hasta dos meses más para una solicitud compleja).

9. Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones sobre ti basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o te afecten de forma similarmente significativa. Las sugerencias de IA del planificador son solo un punto de partida: nuestro equipo revisa personalmente cada consulta.

10. Menores

Nuestra web y nuestros servicios están pensados para adultos que organizan viajes de grupo y no se dirigen a menores de 16 años. Los viajes escolares se organizan con docentes y organizadores del viaje, no con los alumnos. Si organizas un viaje para jóvenes, envíanos solo los datos que necesitamos para organizarlo, como el número de participantes, las edades y las necesidades alimentarias.

11. Reclamaciones

Si te preocupa cómo usamos tus datos personales, escríbenos primero a info@hospitalitygroup.uk e intentaremos resolverlo. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Information Commissioner's Office (ICO), la autoridad de protección de datos del Reino Unido: ico.org.uk.

12. Cookies

Para saber qué cookies y tecnologías similares usamos y cómo controlarlas, consulta nuestra Política de cookies.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de vez en cuando. La fecha de «Última actualización» indica cuándo cambió por última vez, y dejaremos claro en esta página cualquier cambio importante.